計画的に物事を進めるには?

2021年4月27日

もっと計画的に進めておけばよかった…

こんな状況よくありませんか?他にも、大事なプレゼンなどのプレッシャーのかかる状況に直面では、あれこれ考えるような無駄な時間をできるだけ避けたい。そういった時には論理的な思考が求められることが多いと思います。

 

ただ単に無意味動きもあっても何の成果をあげられないのは理解できると思います。しかし、そいうった解決策として「考える時間」というのが必要となってきます。計画的な思考ができる人は、最小の努力で最大の成果を出すことができることは言うまでもありません。ただこういった「計画的な思考」は訓練すれば誰にでも見つけられるスキルと言うことを認識しておきましょう。

リストを活用する

あなたはいつもリスト使用しているタイプの人ですか?リストを活用しないと言う人には、大きく2つのパターンに分けられると思います。

  • 1つ目は、リスト何か作る暇があったらさっさと集めたほうがいいと考えている人
  • 2つ目は、長いリストを作るのめんどくさいと考えている人

目的を達成する時の、「計画を立てるための思考」とそれに必要な実際に「行動するときの能力」は別の能力を必要とすることを理解しておきましょう。

 

計画を立てることで、手順の確認がスムーズに行われ脳が思考モード入ってる時に行う方が効率的に物事を処理できることがわかっています。その理由は、リストを作成すること必要最低限の記憶力のみ使うだけて済みます。その結果目の前の仕事に全力で集中でき、生産性の向上につながります。

 

例えば、買い物するために出かけたのなら、出かける前に買うべきものリストの作成をしておきましょう。そうすることで、買い物中も自分が何を買うべきか、どこに向かって行動する必要があるのかが把握できます。1回限りであると、メリットが感じることもを少ないかもしれませんが、毎日の作業となれば、結果的に行動する際の効率化やミスも減らすことにつながります。

 

メモを使って頭の外で考える

頭の中が散らかってると目的に対して行動するの難しくなるでしょう。例えば、今考えても仕方ないことを考えてしますことは、少なからずあるかと思います。無駄な思考が頭のスペースを占領していて、目の前にあるやるべきことのための集中力を低下させ、本当に集中するべき目の前のタスクがはかどらない。こういったものの解決方法として、大切なやるべきことをすべてメモしておき、目の前のタスクに集中することのできる環境を作ることです。このテクニックの大切なポイントは、メモを取ることではなく頭の中で起こっていることだと認識しましょう。

 

このテクニックを使うことで、頭の中では様々な思考や情報を記憶する必要がなくなります。その結果、余分なスペースが生まれ、すっきりした頭で目の前のタスクに挑めるようになります。その結果、集中力と効率が向上し、作業効率も上がることでしょう。

 

メモやリストを作らない人にとっては、メールに例えてみると受信トレイと送信済みトレイが同じフォルダの中に入っている複雑な状態が脳で起こっていることに気づきましょう。

 

脳には余裕を持たしておく

私たちの脳内は、いつも様々な考えでスペースの大部分を占領しているかと思います。そこで前述したように、メモやリストを取ることよって、頭の中をすっきりさせることについて述べました。普段はこういった脳内に余分を出しておく重要性については考える機会はあまりありませんが、その重要性に気づくのは大抵、何か大きなことがあり脳が容量オーバーにあった時だと思います。

 

日々のちょっとした用事を覚える事は特に大きな負担にはならないかもしれませんが、何か考えることが急増するときにはその負担は急激に大きくなリます。近々、忙しくなる予定があるといった時には、あらかじめ自分の脳内の容量に余分を確保しておき必要があるでしょう。頭が疲れた」と感じる時には、自分でリラックスする時間を作って、気分をリフレッシュするようにしていれば、急激に疲れを感じることも減るかと思います。

 

締め切りをうまく活用する

締め切り」はとても重要な役割を果たしてくれます。日々の日常において、締め切りがあるからこそやる気になったり、目的に対するモチベーションを与えてくれるきっかけにもなります。しかし、締め切りのせいでストレスを抱える人も少なくないでしょう。しかし、「締め切り」を有効に使うことによって、集中力が高まり生産性の向上させる手助けになることも分かっています。

 

締め切りが嫌いな人の特徴としては、最後まで片付けることができない人や次の仕事を追加してしまい、残りの仕事を最後まで片付けることができない人に当てはまるかと思います。

 

また、重要な締め切りの前には、重要なタスクに力を注ぐ分、日常生活がある程度犠牲になることも覚悟しておく必要があるでしょう。誘いや仕事の依頼になんでも、イエスと答えるのではなく締め切り直前になった時こそ、断る方がストレスを回避できます。重要なポイント締め切り前の1週間は何も予定を入れないようにし、自分の能力をあまり多く見積もらないようにすることです。

 

意思決定に時間をかけすぎない

人生には大きな意思決定をしなければいけない機会がいくつかあると思います。しかし、重要なものに対して時間をかければ正解を出せるということでもありません。しかも、重大なプロジェクトの準備や発表会、忙しい時期において、時間は最も貴重な資産となるかと思います。あまり時間をかけていると、目的であるもの、それ自体が破綻しかねないと言うことにもつながります。

 

日常の生活は、判断や意思決定の連続ですが、多くの人はあまり重要ではあいものに対し、多くの時間をかけがちです。時間をかけているのは本当に重要な決断だけにしておきましょう。大切なポイントは、時間をかけて絶対的に正しい意思決定をするより、貴重な時間を節約して、何かに決めてしまうほうがずっと効率的だということです。

 

  • この記事を書いた人

ANZU

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